忌引きの連絡はメールでいい？正しい書き方・マナーを例文つきで解説

忌引きの連絡はメールでいい？

忌引きの連絡は、口頭で伝えるのが難しい際はメールで済ませても問題ありません。たとえば、夜遅くや朝の早い時間帯に訃報の連絡が入ったとなると、すぐに上司や先生へ連絡を行うのが難しくなります。口頭連絡がすぐにできないときは、メールで伝えるようにしましょう。

まずは口頭で連絡するのがマナー

事情がある際はメールでも問題ありませんが、忌引きは緊急の連絡であるため、基本的には口頭で伝えるのがマナーです。会社や学校へ直接出向き、先生や上司に伝えましょう。会社や学校まで行くのが難しい際は、電話で伝える必要があります。

忌引きのメールは誰に送る？

忌引きのメールを送る相手は、自身がどのような立場であるかによっても異なります。社会人のケースと学生のケースそれぞれについて、以下で詳しく見ていきましょう。

社会人の場合

社会人の方は、まず直属の上司にメールを送信しましょう。取引先に連絡する必要がある際も、基本的には上司を通して連絡する形となります。上司から取引先に連絡してもらうべきか、自身が直接取引先に連絡すべきかが判断しにくいときは、いったん上司に相談することをおすすめします。

学生の場合

学生の方は、通っている学校の担任の先生へメールを送りましょう。子どもだけで連絡するのが難しいときは、保護者の方が代わりに連絡を行います。

もし大学に通っているのであれば、休む必要がある講義の担当教授やゼミの教授にメールを送ります。大学教授は受け持つ生徒が多いため、学部や学籍番号などの情報を丁寧に伝えましょう。

忌引きを伝えるメールの書き方

社会人としてのマナーを厳守しつつ、正確に状況を伝えられるよう、正しいメールの書き方を知っておきましょう。以下では、忌引きのメールを書く際に覚えておきたいポイントを、タイトル・件名、本文それぞれに分けて解説していきます。

タイトル・件名の書き方

忌引きは緊急の連絡のため、できる限り早めに開いてもらう必要があります。緊急度の高い内容であると気づいてもらえるよう、件名には必ず「忌引き」という言葉を入れましょう。具体的なタイトルの例は、以下の3つです。

本文の書き方

忌引きメールの本文は、簡潔なものとしましょう。長々と書きすぎると、読み手に与える負担が大きくなってしまうおそれがあります。特に記載すべき内容は、以下の4つです。

忌引きを伝えるメールの例文

メールの中身は、送る相手の属性・関係性によっても異なります。以下の項目では、忌引きメールの例文を、「社内（上司・同僚）」「取引先」「学校」「大学の教授」の4つのパターンに分けて紹介します。

社内（上司・同僚）に送る忌引きメール

会社の上司や同僚に忌引きメールを送る際の例文は、以下のとおりです。

取引先に送る忌引きメール

自分自身で取引先に直接メールを送る必要がある際は、以下の例文を参考にしましょう。社内の方ではないため、基本的にご葬儀について詳しく書く必要はありません。

学校に送る忌引きメール

子どもに代わって親が学校へメールを送る際は、以下の例文を参考にしてみてください。

大学の教授に送る忌引きメール

大学の教授にメールを送る際は、以下の例文を参考にしてみてください。

忌引き休暇を取得する際のマナー・注意点

忌引き休暇を取得するにあたって、いくつか注意しなければならないマナーが存在します。特に知っておきたいマナーや注意点は、以下の4つです。

それぞれの詳細について、詳しく見ていきましょう。

メールはできるだけ早く送る

忌引きによって休むとなると、上司は仕事やスケジュールの調整を行わなければなりません。早めにメールを送ることで、上司は必要な調整業務への時間を確保しやすくなります。上司の負担を最小限に抑えるためにも、忌引きの連絡は早急に行いましょう。

引き継ぎを抜かりなく行う

上司や同僚、部下への仕事の引き継ぎはしっかりと行いましょう。もし口頭で引き継ぎを行えないときは、メールで仕事の詳細を丁寧に伝えてください。相手に配慮するために、忌引きのメールと引き継ぎの詳細を伝えるメールは分けて送ることをおすすめします。

復帰後はお礼を言う

仕事に復帰できたら、周りの方へお礼の挨拶を忘れないようにしましょう。最初は上司に伝え、その後は同僚や部下に感謝の言葉を述べていきますが、このときに菓子折りを持って行くとより好印象になるでしょう。なお、香典をいただいた方には、香典返しを渡します。

就業規則を確認する

ほとんどの会社では、就業規則で忌引き休暇に関するルールを定めています。規則を見ておかないとトラブルになってしまう可能性があるため、しっかりと確認しておきましょう。就業規則に忌引きに関する内容が見られない場合は、総務課や上司に尋ねてみてください。

忌引きメールへの返信の仕方

忌引きメールが送られてきたときは、相手の気持ちに配慮しつつ、「お悔やみ申し上げます」など簡潔にお悔やみの言葉を伝えましょう。必要な対応がある際は、「次回の出社日に死亡診断書をご用意ください」といった指示も添えます。また、相手に気を遣わせないよう、文末には「ご返信には及びません」といった言葉を添えるのも良いでしょう。

まとめ

忌引きの連絡をメールで行うときは、簡潔で分かりやすいタイトルをつけるように心がけましょう。また、本文には必要な情報を漏れなく記載し、相手を困らせないように配慮するのがコツです。そして、上司や先生の負担を最小限に抑えるためにも、メールはできる限り早めに送るようにしてください。