お悔やみメールの送り方を例文つき解説！ビジネス・友人・親戚など関係別に紹介します

そもそもお悔やみメールは送るべき？

お悔やみメールを送る場合、送るべき相手とそうでない相手を判断する必要があります。下記に、お悔やみメールを送るべき相手と、控えた方が良い相手をリストアップしました。

通常、訃報が届いた後は、ご葬儀に参列する、また手紙・電報を送るのがマナーです。そのため、お悔やみメールを送るのは、親しい間柄の方のみに留めるようにしましょう。ただし、訃報の連絡がメールで来た場合には、返信として送っても問題はありません。

お悔やみメールを送る際のマナー

お悔やみメールには、送るタイミングのほか、使用してはいけない言葉があるなど細かなマナーが存在します。相手を不快にさせないよう、次項で解説するポイントを押さえておきましょう。

できる限り早く送る

お悔やみのメールは、訃報をもらってからすぐに送るようにしましょう。すぐにメールを送るだけでも、ご遺族の方は「思いやってくれている」「労ってもらっている」と感じられます。

敬語・丁寧語を使う

お悔やみメールを送る際は、どんなに親しい間柄であったとしても、敬称や丁寧語を忘れず使用しましょう。以下の内容を確認し、代表的な敬称や丁寧語を把握しておくと安心です。

基本的な言葉を知っていれば、いざというときも慌てずに済むのでぜひ参考にしてみてください。

繰り返し言葉・忌み言葉を使わない

お悔やみメールを送る際は、「忌み言葉」に気をつけましょう。忌み言葉とは、不吉な出来事を連想させる言葉を指し、昔から冠婚葬祭の場で使用をはばかられていた言葉です。お悔やみメール以外の場でも気をつけなければならないので、覚えておいて損はありません。

環境依存文字を使わない

「環境依存文字」とは、自分のパソコンやスマートフォンでは表示されるが、相手の方では文字化けしてしまう絵文字や特殊な記号を指します。しかし、どの文字が環境依存文字なのかを把握するのは非常に難しいので、お悔やみメールを送る際には、絵文字や記号などの使用は控えることをおすすめします。

お悔やみメールの構成

お悔やみメールは、「件名」「本文」「締めくくりの言葉」の3つの要素で構成されています。要素ごとでどのような内容を書くのか、順番に見ていきましょう。

お悔やみメールの文例

次の項目では、相手との関係性に分けて、お悔やみメールの例文を紹介していきます。

上記4つの書き方の基本を押さえておき、自分の状況に合わせてアレンジしてみてください。

友人に送るお悔やみメール

親しい友人であったならば、そこまで型にはまった文章でなくとも問題はありません。とはいえ、ラフすぎるのも好ましくないので、礼儀をわきまえた文面にするのが適切です。

会社の上司・同僚に送るお悔やみメール

上司や同僚にメールを送る際は、敬称や言い回しに注意が必要です。また、「仕事のことは気にしなくても良い」といった旨を添えると、相手も安心できます。

取引先に送るお悔やみメール

取引先に送る際は、「どこの会社の誰なのか」をしっかりと明記する必要があります。

親戚に送るお悔やみメール

親戚から訃報連絡が届いた場合は、ご葬儀に参列するのが基本で、もし参列できない場合は弔電を送るのがマナーとなっています。しかし、とても親しくしている親戚に限っては、お悔やみメールを送っても失礼にはあたりません。

まとめ

お悔やみメールは、本来の正しいマナーに則った連絡方法ではないため、送る際には相手を選ぶ必要があります。基本的に、とても親しくしていた間柄であれば特に問題はなく、これまでの関係性について考えれば判断がつきやすいです。

またお悔やみのメールは、手紙や弔電と同じように、言葉選びなどで細かな配慮が必要です。メールを送る際は、今回ご紹介した内容を参考にし、相手の気持ちに寄り添った文章を送ってあげましょう。